Alles-in-één klantenportaal voor Control Energy

De Uitdaging

Bij de start van Control Energy was er behoefte aan een schaalbaar systeem waarmee zowel beheerders als klanten efficiënt konden samenwerken rond energiediensten zoals zonnepanelen-helpdesk, alert service en energiescan. Bestellingen kwamen binnen via mail, telefoon en losse formulieren, met verschillende producttypes: eenmalige aankopen, abonnementen en langdurige dienstverlening.

Na een aankoop volgde een uitgebreid traject: documenten uploaden, SolarEdge-koppeling, monitoring-URL instellen en statusupdates. Dat liep los van de betaling en ging via mail en telefoon. Sales en operations werkten in Pipedrive, maar dat was niet gekoppeld aan het portaal. Dit kostte veel tijd en leidde tot onduidelijkheid, vertragingen en foutgevoelige processen. Er was behoefte aan één centraal platform dat alles bundelt en automatiseert.

De Oplossing

We bouwden de Control Energy Portal: een alles-in-één platform dat zowel door beheerders als klanten wordt gebruikt. Klanten kunnen bestellingen plaatsen als eenmalige aankoop, terugkerende dienst of abonnement. Betalingen worden volledig afgehandeld via Stripe. Via de portal kunnen klanten supporttickets aanmaken, berichten uitwisselen en automatische e-mails ontvangen over de status van hun aanvraag of bestelling.

Dienstverlening na betaling

Na een succesvolle betaling start automatisch het juiste servicetraject, afhankelijk van het product. Bij de zonnepanelen-helpdesk uploaden klanten documenten, wordt SolarEdge gekoppeld en wordt een monitoring-URL ingesteld. Bij de alert service volgt monitoring en accountoverdracht. Bij de energiescan doorloopt het traject statussen van in behandeling tot het opleveren van een resultaat-PDF. Elk traject heeft eigen adminstappen, e-mails en voortgangsindicatie in het portaal.

Lead capture zonder account

Vier publieke formulieren (Quick-Scan, inspectie, interesse en referentie) vangen leads op zonder inloggen. Bij een Quick-Scan wordt automatisch een klantaccount aangemaakt en geactiveerd na afronding door het team.

CRM-integratie

Pipedrive wordt automatisch gesynchroniseerd: klanten, bedrijven, orders en supporttickets worden deals. Twee Pipedrive-instanties (Control Energy en Solar Box) ondersteunen verschillende pipelines.

Abonnementen en automatische verlenging

Terugkerende diensten worden dagelijks automatisch verlengd. Bestaande betaalmethodes worden gebruikt voor automatische incasso, anders ontvangt de klant een betalingsherinnering per e-mail.

Beheerders beheren klanten en bedrijven, leiden orders door gestroomlijnde flows per type bestelling en voorkomen zo fouten. Het platform bevat geautomatiseerd documentbeheer: facturen in huisstijl, creditnota’s, terugbetalingen en klantdocumenten die nodig zijn voor dienstverlening. Met promotion links kunnen medewerkers maatwerkprijzen aanbieden via een persoonlijke checkoutlink.

Alles komt samen in één centraal systeem. Control Energy kan met een klein team een groot aantal klanten efficiënt bedienen.

De Resultaten

• Eén platform voor orders, servicetrajecten, support en CRM
• Leads via publieke formulieren zonder handmatige opvolging
• Automatische abonnementsverlenging en facturatie
• Minder vragen door statusupdates en e-mailnotificaties
• Meer klanten bedienen met een klein team

Wat we hebben gedaan