Maatwerk contract management voor Tulpen.nl en integratie met Signhost

De klant

Tulpen.nl is een online winkel waar klanten rechtstreeks tulpen kopen van de eigen kwekerij. Met focus op duurzaamheid, vakmanschap en kwaliteit leveren ze het hele jaar door kleurrijke tulpen en cadeaus, direct vanuit de kas naar de vaas.

Tulpen.nl is onderdeel van DTG (Dutch Tulips Group), een groep bedrijven die samen de keten van bol tot schap afdekt: van bollenteelt en tulpenproductie tot verpakking en logistiek.

De uitdaging

Tulpen.nl sluit elk jaar veel verschillende contracten met klanten en leveranciers. Een centrale plek om die contracten op te stellen en te beheren was er niet. Contracten stonden in losse documenten, in e-mails en in verschillende mappenstructuren.

Dat wrong op een paar plekken:

• Zoekwerk. Wie een contract nodig had, moest eerst uitzoeken in welke map of mail het stond.
• Kans op fouten. Elk contract werd los opgesteld, met de producten en prijzen die daarbij horen.
• Weinig overzicht. Er was geen plek waar je in één keer zag welke contracten er liepen.

Tulpen.nl werkte al met Signhost voor digitale ondertekening. Die werkwijze wilden ze houden. Een koppeling met Signhost was daarom een harde eis.

De oplossing

We bouwden een maatwerk contractmanagementapplicatie die aansluit op de manier waarop Tulpen.nl werkt. Opstellen, berekenen, ondertekenen en opslaan gebeurt nu in één systeem.

Contracten opbouwen uit vaste blokken

Contracten worden opgebouwd vanuit slimme templates. Een template bestaat uit herbruikbare blokken tekst, zoals vaste voorwaarden of een productomschrijving. Een medewerker kiest de blokken die bij het contract horen en hoeft geen tekst meer te kopiëren uit een oud document. Het resultaat is een contract in de eigen Tulpen.nl-huisstijl.

Prijzen die vanzelf kloppen

Producten worden direct aan een contract gekoppeld. De applicatie rekent de prijzen automatisch uit, op basis van de producten in het contract. Niemand hoeft bedragen over te typen, dus een tikfout in een prijs komt niet meer in het contract terecht.

Ondertekenen via Signhost

Signhost is een dienst voor digitaal ondertekenen. We hebben de applicatie er rechtstreeks aan gekoppeld. Een koppeling betekent dat twee systemen automatisch gegevens uitwisselen, zonder dat iemand een document hoeft te downloaden, te uploaden of door te sturen.

Zo verloopt een contract nu:

1. Opstellen. De medewerker stelt het contract op in de applicatie, met de juiste blokken en producten.
2. Versturen. Vanuit de applicatie gaat het contract via Signhost naar de klant of leverancier.
3. Ondertekenen. De ontvanger tekent veilig online, in de Signhost-omgeving die Tulpen.nl al kende.
4. Afronden. Na ondertekening ontvangen alle betrokken partijen automatisch een kopie. Het getekende contract wordt centraal en veilig opgeslagen in de applicatie.

Doordat Tulpen.nl bij Signhost bleef, hoefde niemand een nieuw ondertekenpakket te leren. De software past zich aan het proces aan, niet andersom.

Het resultaat

• Sneller opstellen. Contracten zijn 80% sneller opgemaakt.
• Geen handmatige prijsfouten. Prijzen komen uit de applicatie, niet uit overtypen.
• Alles digitaal getekend. Elk contract gaat via Signhost.
• Eén plek. Alle contracten staan centraal opgeslagen, in plaats van verspreid over mail en mappen.

Wil je weten waar je op let bij zo’n koppeling? Lees Signhost integreren in contractmanagement.

Werk je zelf met contracten in losse documenten en mail? Plan een vrijblijvend gesprek. Dan kijken we samen naar je proces en wat er echt nodig is.

Wat we hebben gedaan