Facturen van Rentman automatisch geboekt in AFAS bij Expo Flora

De klant

Expo Flora uit Harmelen verhuurt planten, bloemen en meubilair en richt stands en ruimtes in voor beurzen, congressen en festivals, voor opdrachtgevers als RAI Amsterdam en Jaarbeurs Utrecht.

De situatie vóór de koppeling

Expo Flora stapte over op Rentman om haar beursprojecten te plannen en te factureren; daarvoor werkte het bedrijf met een andere applicatie. De financiële administratie loopt in AFAS. Met de overstap was Rentman nieuw, en tussen Rentman en AFAS was er nog geen enkele verbinding.

Zolang die verbinding er niet was, was alles wat in AFAS moest gebeuren handwerk. Elke factuur uit Rentman werd opnieuw ingevoerd in AFAS: de klant, de bedragen, de btw. Saai en tijdrovend werk, en bij overtypen gaat het vroeg of laat mis. Een typfout in een bedrag, een verkeerd gekozen debiteur of een factuur die net niet goed in de boeking terechtkomt: dat soort fouten moest de administratie achteraf weer opsporen en herstellen.

Daar kwam bij dat de betaalstatus alleen in AFAS bekend was. Wie in Rentman wilde zien of een klant had betaald, moest het navragen of zelf in AFAS gaan kijken.

Eerst de data op orde

Een koppeling is zo betrouwbaar als de gegevens die erdoorheen gaan. Daarom hebben we vóór de livegang eerst de bestaande klantdata doorgemeten, en dat was nodig: AFAS stelt strengere eisen aan adressen dan Rentman.

• Bij 326 contacten stond Nederland als land, terwijl het adres in het buitenland lag.
• 750 van de 786 relaties bestonden al als debiteur in AFAS, met financiële instellingen die niet overschreven mogen worden.

In september 2026 zijn 633 contacten in Rentman hersteld. Een beknopte invoerinstructie voor Rentman zorgt ervoor dat de achterstand niet terugkomt.

De oplossing: een tussenlaag met duidelijke afspraken

We bouwden de koppeling met Directus als tussenlaag tussen Rentman en AFAS. Rentman en AFAS praten dus niet rechtstreeks met elkaar: alles loopt via een eigen omgeving waarin we de gegevens eerst ontvangen, controleren en pas daarna doorzetten.

Die tussenlaag maakt het mogelijk om per systeem vast te leggen wie eigenaar is van welke gegevens:

• Rentman is leidend voor de factuur. Klant, regels, bedragen en de factuur-PDF komen uit Rentman. Zodra daar iets verandert, meldt Rentman dat en haalt de koppeling het volledige record op.
• AFAS is leidend voor de financiële gegevens. Verzamelrekening, betalingsconditie, btw-plicht, kredietlimiet en zoeknaam blijven van AFAS. Bij een wijziging in Rentman gaan alleen naam, adres en contactgegevens mee.
• De tussenlaag bewaakt de overdracht. Hier staat vast welke gegevens van welk systeem zijn, en wordt elke boeking vastgelegd. Dat houdt de koppeling beheersbaar, en makkelijk uit te breiden als de processen van Expo Flora veranderen.

Wat de koppeling doet

• Facturen automatisch geboekt. Elke vijftien minuten worden vrijgegeven facturen als boeking in het verkoopdagboek van AFAS gezet, met debiteur, omzet en btw.
• De PDF erbij. De factuur-PDF uit Rentman wordt als dossieritem aan de geboekte factuur in AFAS gehangen.
• Betalingen terug naar Rentman. Facturen die in AFAS als betaald zijn afgeletterd, worden in Rentman als betaling geregistreerd. Dat is ook het enige dat de koppeling ooit naar Rentman schrijft.
• Bestaande debiteuren herkend. Relaties die AFAS al kent, worden herkend en bijgewerkt in plaats van opnieuw aangemaakt.

Voor en na

Voor de koppeling

• Rentman was nieuw en nog niet verbonden met AFAS
• Elke factuur werd met de hand in AFAS ingevoerd
• Typfouten en verkeerde boekingen moesten achteraf worden hersteld
• De betaalstatus stond alleen in AFAS
• Klantdata in Rentman was niet consistent genoeg voor AFAS
• Bij een koppeling dreigden dubbele debiteuren en overschreven financiële instellingen

Na de koppeling

• Vrijgegeven facturen gaan automatisch van Rentman naar AFAS
• De originele factuur-PDF komt automatisch mee
• Betalingen zijn zichtbaar in Rentman
• Bestaande debiteuren worden herkend in plaats van gedupliceerd
• AFAS blijft eigenaar van de financiële instellingen

Het resultaat

Rentman en AFAS doen ieder waar ze goed in zijn, en niemand hoeft meer gegevens tussen beide systemen over te typen. Rentman blijft de plek waar projecten en facturen worden gemaakt, AFAS blijft de financiële administratie, en de koppeling zorgt dat de informatie daartussen automatisch en gecontroleerd wordt uitgewisseld.

Daarmee is niet alleen een terugkerende, foutgevoelige handeling verdwenen. De klantdata is schoner, dubbele debiteuren blijven uit, en de financiële administratie heeft haar tijd terug voor werk dat er echt toe doet.

Wat we hebben gedaan