AMIGO: de app die al het onderhoud op orde houdt

De klant

AMIGO uit Naaldwijk maakt service en onderhoud eenvoudig voor bedrijven in de tuinbouw. De naam zegt het al: All Maintenance In Good Order. Eén app waarin een bedrijf al zijn installaties, meldingen, leveranciers en keuringen bij elkaar heeft, voor onbeperkt veel gebruikers.

De uitdaging: onderhoud zit overal

In een tuinbouwbedrijf draait alles om installaties die het moeten blijven doen. Valt er een uit, dan begint een bekend rondje.

• Een medewerker ziet het probleem en moet eerst uitzoeken om welke installatie het precies gaat.
• Iemand zoekt op welke leverancier daarvoor is, en belt of mailt.
• Er wordt een datum voorgesteld, verschoven en nog eens bevestigd.
• De afspraken staan in de mailbox van de een, de foto’s op de telefoon van de ander.
• En als de klus klaar is, is de geschiedenis van die installatie lastig terug te vinden.

Niemand doet iets fout, maar het kost veel tijd en veel kopzorgen. En met meerdere leveranciers en tientallen installaties tegelijk verlies je al snel het overzicht.

Van idee naar een app die je echt gebruikt

AMIGO wilde één plek waar je ziet wat er speelt, wie ermee bezig is en wanneer het klaar is. Wij mochten dat idee vanaf het begin samen met AMIGO uitwerken.

Het belangrijkste uitgangspunt: AMIGO mocht geen systeem worden waarin je extra administratie bijhoudt. De app moest juist aansluiten op hoe onderhoud in de tuinbouw al georganiseerd is. Daarom volgt alles dezelfde lijn als het werk zelf:

locatie → afdeling → installatie → melding → servicebon → leverancier → afspraak → afgerond

Je hoeft niets te leren dat je niet al kent. Je werkt gewoon zoals je gewend bent, alleen staat nu alles op één plek.

Van storing naar oplossing in vier stappen

Stel: in kas 4 valt een installatie uit. Een medewerker opent AMIGO, zoekt de installatie op en maakt een melding. Daar maakt hij een servicebon van voor de juiste leverancier. Die krijgt meteen bericht, bekijkt de melding en stelt een datum voor. Niemand hoeft iets over te typen, en alles wat er over de klus gezegd wordt, blijft bij de bon.

1. Melding maken. Kies de installatie, beschrijf wat er aan de hand is en voeg een foto toe.
2. Leverancier informeren. De servicebon gaat naar de leverancier die bij de installatie hoort.
3. Afspraak bevestigen. De leverancier kiest of bevestigt een datum, en de bon staat op ingepland.
4. Alles blijft bewaard. Na afloop staan de bon, de chat en de afspraak bij de installatie. Zo zie je later precies wat er wanneer is gebeurd.

Geen account. Geen gedoe.

Het mooiste onderdeel van AMIGO zit bij de leveranciers. De voor de hand liggende oplossing was geweest: geef ze een account. Maar een leverancier werkt voor tientallen bedrijven. Nóg een account aanmaken, nóg een wachtwoord onthouden, alleen om één bezoek in te plannen? Dan wordt de app links gelaten.

Dus doet AMIGO het anders. De leverancier krijgt een mail met een persoonlijke link. Eén klik, en hij ziet de servicebon precies zoals de klant hem ziet, inclusief de chat. Daar bevestigt hij de voorgestelde datum, vult hij zelf een datum in of stelt hij een andere voor. Zodra hij bevestigt, staat de bon op ingepland.

Geen account, geen inlogscherm, geen heen-en-weer gebel over wanneer iemand langskomt. Leveranciers doen gewoon mee, en daardoor werkt het voor iedereen.

Meer dan meldingen

AMIGO helpt ook bij al het onderhoud dat je ziet aankomen.

• Terugkerend onderhoud gaat vanzelf. Leg één keer vast hoe vaak iets onderhoud nodig heeft. Op de afgesproken dag staat de servicebon automatisch klaar.
• Keuringen, voorraad en handleidingen. Keuringen, onderdelen op voorraad en de handleidingen van een installatie staan bij die installatie, zodat je ze vindt op het moment dat je ze nodig hebt.
• Altijd bij de hand. Je zet AMIGO als app op je telefoon of tablet, en de app werkt in het Nederlands en het Engels. Handig in de kas, en handig voor je internationale collega’s.

Het resultaat

Vroeger betekende een storing: melding doorgeven, leverancier opzoeken, bellen, mailen, de afspraak noteren en hopen dat niemand iets vergat. Met AMIGO loopt dat hele traject via één servicebon.

Inmiddels werken meer dan 50 tuinbouwbedrijven met AMIGO, en zijn er al meer dan 1000 servicebonnen verwerkt. Van een vastgelopen installatie tot een gesneuvelde kasruit: het staat er allemaal in, met wie het oppakt en wanneer.

Tuinbouwbedrijven hebben al hun service en onderhoud nu in één overzicht: elke melding, elke leverancier, elke keuring en elk onderdeel. Leveranciers plannen hun bezoek met één klik, terugkerend onderhoud regelt zichzelf, en iedereen weet waar hij aan toe is.

Precies wat de naam belooft: al het onderhoud op orde.

Wat we hebben gedaan