Naar de inhoud

Case study

Automatisering van administratie en urenregistratie bij XIXO

Ontdek hoe XIXO met maatwerktools de verwerking van inkooporders en urenregistratie automatiseerde: 90% minder handwerk en maximale efficiëntie.

Laatst bijgewerkt:

Emiel Molenaar, co-founder en developer bij House of Devs

Geschreven door Emiel Molenaar · Co-founder, developer

Klant
XIXO
Jaar
- doorlopend
Dienst
Automatisering van administratie en urenregistratie bij XIXO
Screenshot van de XIXO-applicatie

De Klant

XIXO levert professionele ICT-diensten en cloudoplossingen voor organisaties die willen werken zonder beperkingen. Met hun Virtual Desktop (XVD) biedt XIXO gebruikers overal en op elk apparaat een optimale werkervaring, volledig in de cloud, veilig en flexibel.

De Uitdaging

Binnen de snelgroeiende organisatie van XIXO werden verschillende interne processen nog deels handmatig uitgevoerd. Met name de urenregistratie en verwerking van inkooporderregels vroegen veel tijd en waren foutgevoelig. XIXO wilde deze repetitieve werkzaamheden automatiseren en de data uit verschillende systemen samenbrengen in één overzichtelijke omgeving.

De Oplossing

We ontwikkelden maatwerktools die automatisch inkooporderregels ophalen via leveranciers-API’s en deze koppelen aan de financiële administratie. Daarnaast bouwden we een gebruiksvriendelijk urenregistratiesysteem waarmee medewerkers hun uren snel en accuraat kunnen registreren.
Het resultaat is een centraal dashboard waarin alle gegevens samenkomen: realtime inzicht, minder handwerk en een sterke basis voor verdere automatisering.

Wat we hebben gedaan

  • Automatisering van inkooporders
  • Integratie met leveranciers-API’s
  • Urenregistratiesysteem
  • Koppeling met financiële administratie
  • Centraal dashboard
  • Realtime inzicht en rapportages
  • Efficiëntere interne workflows
  • Schaalbare basis voor verdere automatisering

De nieuwe tools besparen ons enorm veel tijd en zorgen voor meer grip op onze administratie. Wat eerst een dagelijks klusje was, loopt nu volledig automatisch, waardoor we meer tijd hebben voor onze klanten en groei.

Martin Udo van XIXO
Martin Udo, Operations manager bij XIXO
Handmatige administratieve handelingen
-90%
Automatisch gekoppelde inkooporders
100%
Foutmarge teruggebracht tot
<1%
Tijdswinst per week
10+ uur

Meer case studies

Facturen van Rentman automatisch geboekt in AFAS bij Expo Flora

Van Rentman naar AFAS, zonder handmatig overtypen. Expo Flora maakt haar facturen in Rentman en voert de financiële administratie in AFAS. Wij bouwden de koppeling daartussen, zodat facturen automatisch worden geboekt, de originele PDF meekomt en betaalinformatie terugkomt in Rentman.

Lees meer

AMIGO: de app die al het onderhoud op orde houdt

AMIGO staat voor All Maintenance In Good Order, en dat is precies wat de app doet. Tuinbouwbedrijven regelen er al hun service en onderhoud in, van de eerste melding tot de bevestigde afspraak met de leverancier. Wij bouwden de app.

Lees meer

Vertel ons over je project

Vraag een vrijblijvend oriënterend gesprek aan

Volledig op afstand

We werken op afstand, met onze thuisbasis in Nederland en teamleden verspreid over Europa. Alles binnen dezelfde tijdzone, zodat we snel kunnen schakelen en nauw samenwerken. Uiteraard komen we ook gewoon bij je langs op kantoor.